В обласному архів підбили підсумки роботи за 2023 рік та окреслили плани на рік прийдешній. Працівники установи обговорили актуальні питання в межах робочої зустрічі із заступником начальника обласної військової адміністрації Антоном Чубенком.

«Головна архівна установа області працювала стабільно і виконувала основні завдання щодо формування Національного архівного фонду, забезпечення його збереженості та використання архівної інформації для задоволення потреб юридичних і фізичних осіб. Маємо гідні показники роботи, зокрема зберігаємо першість на загальнодержавному рівні щодо оцифрування фондів. Наша мета – не зменшувати темпів та працювати на благо людей, – зауважив Антон Чубенко. – У новому 2024 році державний архів повинен виконати низку важливих завдань, серед яких пріоритетними є: створення єдиного інформаційного простору у державному архіві, збільшення обсягу робіт щодо удосконалення та перероблення описів фондів, завершення укладання покажчика фондів та розміщення його на сайті державного архіву, декомунізація обліку архівних фондів».

Наразі на 37% перевиконані планові показники з приймання документів управлінської діяльності. На зберігання прийняті також документи особового походження (особовий фонд професора Антона Череваня та колекція документів про перебіг подій на Полтавщині під час широкомасштабного російського вторгнення в Україну), а також  документи на спеціальних носіях (відео- та фотодокументи).

Державний архів Полтавської області зробив кардинальний крок у напрямку зміни парадигми збереження документів Національного архівного фонду та представлення архівної інформації споживачам. Переведення архівної інформації на електронні носії було пріоритетним напрямком роботи. У звітному році оцифрували 142 тисячі одиниць зберігання, 4 200 000 аркушів архівних документів. 65% сканованих архівних джерел є у відкритому доступі.

Робота з масовим споживачем інформації є одним з визначальних сегментів архівної справи. Минулого року 1 829 громадян звернулися до державного архіву та отримали архівні довідки соціально-правового харктеру, генеалогічні, біографічені та тематичні довідки. На вебсайті державного архіву розміщено інформацію щодо способів отримання громадянами архівних довідок в умовах запровадження воєнного стану. Використання документів Національного архівного фонду є традиційно тим важливим сегментом, який створює імідж і престиж архівній установі, суттєво впливає на доведення суспільної значущості архівної галузі. Архівісти брали активну участь у засіданнях робочої групи та міської топонімічної комісії міста Полтави з питань найменування та перейменування елементів міського середовища.

В іншому форматі відбувалася і співпраця зі користувачами документів Національного архівного фонду у зв'язку із запровадженням в Україні воєнного стану. Зменшилась кількість дослідників, які особисто працювали у читальних залах, але збільшилося у три рази надання в режимі онлайн сканкопій документів на замовлення користувачів (2022 рік видано 20 000 сканкопій документів, 2023 – 70 000).

Державним архівом продовжувалася системна робота щодо наповнення інформацією бази архівно-пошукового проєкту «Український мартиролог ХХ ст.». За звітній період опрацьовували фонди Прокуратури Полтавської області і Полтавського обласного суду.

Популяризація архівних документів відбувалася шляхом організації 18 виставок, підготовки 13 теле- і радіопередач, публікації статей (таких було підготовлено 21).