Інформація про систему обліку та види інформації, яка зберігається в Департаменті інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Полтавської облдержадміністрації

Для забезпечення збереження та доступу до публічної інформації документи, що знаходяться у володінні Департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Полтавської облдержадміністрації підлягають обов'язковій реєстрації. Усі документи, які надходять до Департаменту та створюються за його ініціативою реєструються централізовано у відповідних журналах визначеного зразка.

Журнальна система дозволяє забезпечити виконання таких функцій:

● обробку та облік вхідної кореспонденції;

● обробку та облік вихідної кореспонденції;

● обробку та облік наказів директора Департаменту з основної діяльності та з особового складу;

● контроль виконання документів, розпоряджень, доручень;

● пошук документа за основними його реквізитами.

Всі документи у Департаменті інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації формуються протягом року в хронологічному порядку у діловодні справи за зведеною номенклатурою справ. Зведена номенклатура справ складається з урахуванням структури Департаменту та погоджується в установленому порядку з Державним архівом Полтавської області.

У Департаменті інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістюоблдержадміністрації визначено спеціальне місце для організації доступу запитувачів до системи обліку інформації. Для цього необхідно звернутися до відповідальних працівників (кабінети 503 та 130, контактний телефон (05322) 56-57-33).

За змістом інформація, якою володіє Департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації поділяється на такі види:

● правова інформація (інформація, яка міститься у законах України, указах Президента України, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України, наказах міністерств та інших відомств України);

● інформація про фізичну особу (інформація про працівників розпорядника інформації та керівний склад структурних підрозділів Департаменту);

● інформація з обмеженим доступом (конфіденційна, таємна та службова);

● інші види інформації (інформація, яка міститься в розпорядчих актах, дорученнях, протоколах, листах, інформаціях надісланих до центральних органів влади, місцевих органів влади, інших суб'єктів і отримана від них та внутрішніх документах, створених в процесі діяльності розпорядника інформації).